Template für komplexe Projektplanung

Mikromanagement verhindern und wichtige Lücken abdecken. Das ist die Herausforderung der Planung eines komplexen Projektes. Unser Template für komplexe Projektplanung hilft dir, diese Aufgabe zu meistern.

Template für komplexe Projektplanung

Gratwanderung meistern

Projektplanung ist immer eine Gratwanderung zwischen einer zu groben und einer zu detaillierten Planung. Fällt die Planung zu einfach aus, bleiben die Aussagen zu vage und die Informationen zu oberflächlich. Gehen die Überlegungen hingegen zu sehr in die Tiefe, geht wertvolle Zeit für unnötige Details verloren und es entstehen Reibungsverluste durch Mikromanagment.

Darum ist es wichtig, ein zur Projektgrösse und -komplexität passendes Werkzeug zu finden. Wir haben deshalb zwei Excel-Planungs-Templates erstellt, die dir dabei helfen, dein Projekt optimal zu planen.

Dein Projekt hat keine komplexen Zusammenhänge und besteht mehrheitlich aus einzelnen Aufgaben? Dann ist das Template für einfache Projektplanungen das richtige Tool für dich.

Das kann das Template für komplexe Projektplanung

Es ermöglicht dir, die Tasks in Sammlungen und Meilensteinen zu strukturieren. Die einzelnen Aufgaben kannst du mit Kapazität, Dauer und Terminen versehen. Die Termine werden zusätzlich in einer Timeline dargestellt. Um die Planung mit möglichst wenig Aufwand führen zu können, haben wir das Template bewusst einfach gehalten. Trotzdem kannst du damit schon viel erreichen.

Für Projekte, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, viele Abhängigkeiten beinhalten und in denen viele Personen involviert sind, ist das Template für komplexe Projektplanung die bessere Wahl. Es ist auf mittel- komplexe Projekte ausgelegt. Mit diesem Template lassen sich Projekte bis zu 50 Personentage gut abbilden. Es beinhaltet auch eine Ressourcen-Planung, so wie ein Ressourcen- und Fortschrittscontrolling.

Ist das Projekt noch grösser und komplexer, empfehlen wir dir umfassendere Tools wie Microsoft Project. Wenn du das Projekt agil umsetzen möchtest, ist die Kombination von Jira und Confluence eine gute Wahl.

Erster Schritt: Übersicht gewinnen

Das Template ist in vier Tabellen gegliedert: Planung, Ressourcen, Zuordnung Ressourcen und Parameter. Wir erklären hier kurz, was du in jeder Tabelle erfassen kannst und welche Funktionen sie haben. Eine detailliertere Erklärung findest du in der Anleitung. Sie erklärt dir alles Wichtige genauer und mit Beispielen.

Die Planung ist das Herzstück deines Projekts. Hier legst du die gesamte Aufgabenstruktur deines Projekts fest. Du definierst Etappen, Phasen, Aufgaben, Meilensteine und deren zeitliche Abfolge. Jede Zeile steht für eine Planungseinheit, die du mit Aufwand, Dauer und Priorität versehen kannst. Die Timeline zeigt dir visuell, wann was passiert. Die Planungsseite bietet eine gute Übersicht darüber, wie dein Projekt aufgebaut ist und welche Aufgaben wann starten. Ausserdem siehst du, welche Aufgaben miteinander verknüpft sind.

In diesem Blatt dokumentierst du alle verfügbaren Ressourcen. Das heisst, wer an dem Projekt beteiligt ist, wie viel Zeit diese Person für dein Projekt arbeiten kann und welche Rolle sie einnimmt. Du kannst hier Kapazitäten über Zeiträume hinweg planen und bekommst eine Übersicht, wie stark einzelne Ressourcen ausgelastet sind. Die Informationen helfen Dir, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Arbeit sinnvoll zu verteilen. Die Übersicht zeigt dir auch, in welchem Zeitraum du zu wenige Ressourcen hast. Dann musst du entweder einer Aufgabe mehr Kapazitäten zuordnen oder die Deadline für eine Aufgabe verlängern.

Dieses Blatt ist das Bindeglied zwischen Aufgaben und Ressourcen. Du ordnest hier konkrete Aufgaben den passenden Ressourcen zu und definierst, wie viel Kapazität sie dafür einbringen sollen. Daraus ergibt sich eine realistische Einschätzung, ob die geplanten Aufgaben mit den verfügbaren Kräften umsetzbar sind. Du siehst hier auch, ob die Kapazitätsplanung stimmig ist – Ampelfarben helfen Dir dabei.

Im Param-Blatt stellst Du die grundlegenden Parameter ein: Projektname, Startdatum der Timeline, Typen von Aufgaben (Summe, Detail, Meilenstein) und weitere technische Einstellungen. Dieses Blatt beeinflusst die Logik und Automatisierung des gesamten Templates. Hier findest Du auch das Passwort zum Aufheben des Blattschutzes, falls Du Anpassungen vornehmen willst.

Wähle richtig und leg los

Mit diesen Tabellen sollten dir auch komplexe Projekte gelingen. Wichtig ist nur, dass du dir gut überlegst, wie komplex dein Projekt ist und welche Vorlage du dafür brauchst. Projekte mit bis zu 10 Personentagen solltest du mit einer einfachen Projektplanung gut organisieren können. Musst du zwischen 10 und 50 Personentage managen, ist das Template für komplexe Projektplanung das richtige für dich.

Wenn du noch immer unsicher bist oder das Projekt später noch wachsen könnte, benutz sicherheitshalber die komplexe Projektplanung. Du beginnst in der Regel ohnehin mit der Aufgaben- und Meilensteinplanung und kannst dich später entscheiden, ob du die Ressourcenplanung weglässt oder dazu nimmst.

Damit bist du bestens für dein Projekt gerüstet. Lade hier dein Template und die Anleitung herunter. Falls du es doch lieber simpel halten möchtest, findest du hier das Template für einfache Planung.

Template herunterladen (XLS)

Anleitung herunterladen (PDF)