6. Juni 2025 RACI-Matrix: Verantwortlichkeiten im Griff haben

In komplexen Projekten kann schnell Chaos ausbrechen. Die vielen Abhängigkeiten, Prozesse und Verantwortlichkeiten machen es den Beteiligten schwer, den Überblick zu behalten. Geht dieser verloren, kann dir folgendes passieren.

• Arbeiten werden möglicherweise zweimal gemacht. Zum Beispiel, wenn zwei Personen sich dafür verantwortlich fühlen.
• Aufgaben bleiben liegen, weil sich niemand zuständig fühlt. Im letzten Moment tauchen sie wieder auf und müssen hastig erledigt werden.
• Es passieren Missverständnisse und es entstehen Leerläufe und Verzögerungen.
• Beteiligte streiten sich über Kompetenzen oder fühlen sich übergangen, wenn sie nur informiert werden.

Das kostet Zeit, Ressourcen und Energie. Mehr noch, es verursacht unnötigen Stress und mindert die Qualität.

Kurz, unklar definierte Verantwortlichkeiten gefährden den Erfolg. Es ist deine Aufgabe als Projektleiter oder Projektleiterin, diese Probleme zu minimieren. Wir empfehlen dir darum, eine RACI-Matrix zu erstellen. Lade unten das RACI-Matrix-Template herunter und beginne damit, dein Projekt besser zu strukturieren.

Mit einer RACI-Matrix legst du fest, wer im Prozess wofür verantwortlich ist. Du kannst bestimmen, wer welche Kompetenz hat und wer bloss informiert wird. Damit schaffst du klare Strukturen und Ordnung, die den genannten Problemen entgegenwirkt.

Aber wofür steht RACI überhaupt? RACI ist ein Akronym für:

• R – Responsible (verantwortlich): Bearbeitende
• A – Accountable (rechenschaftspflichtig): Manager
• C – Consulted (konsultiert): Beratende.
• I – Informel (informiert): zu Informierende.

Die RACI-Matrix listet alle Aufgaben, Arbeits- oder Lieferpakete in Zeilen auf. In den Spalten stehen die Beteiligten Personen, also Teilprojektleiter, Fachleute oder auch externe Involvierte. In den Zellen wird nun mit den vier Buchstaben RACI festgehalten, wer welche Kompetenz hat. So ist auf Einen Blick klar, wer wie in die konkrete Aufgabe involviert ist. Unten findest du ein Template, das dir beim Erstellen hilft.

Die RACI-Matrix zeigt dir, wo Probleme entstehen könnten. Um nichts zu übersehen lohnt es die Matrix horizontal und vertikal zu überprüfen. Hier sind einige Punkte, auf die du dich achten solltest, und Fragen die du dir dabei stellen kannst.

Horizontale Analyse (Aufgabenbezogen)

• Viele R – Ist jede dieser Person wirklich umsetzend beteiligt?
• Keine R oder A – Wer erledigt die praktische Arbeit und wer verantwortet das Ergebnis? Jede Aufgabe braucht mindestens ein R und ein A.
• Mehr als ein A – Wer ist verantwortlich, wer überprüft die Arbeit am Ende?
• Viele C und I – Müssen wirklich alle diese Personen involviert werden? Wer ist Fachperson (C) und wer kann nicht arbeiten, wenn Informationen fehlen (I)

Vertikale Analyse (Personenbezogen)

• Viele R – Ist diese Person überlastet?
• Keine leeren Zellen – Ist diese Person überlastet?
• Keine R oder A – Ist diese Person wirklich wichtig für das Projekt? Ist diese Kapazität nicht ausgeschöpft?
• Viele A – Sind die Verantwortlichkeiten auf der richtigen Ebene?

Du kannst dich so auch auf problematische Konstellationen von Personen achten und kannst so zusätzlich Konfliktpotenzial abbauen. Es ist wichtig, die Matrix regelmässig zu aktualisieren und zu überprüfen. Ausserdem darf die Matrix nicht nur gut aussehen, sondern muss alltagstauglich und realistisch sein. Sonst wird die RACI-Matrix zum Papiertiger.