Papierformulare ausfüllen, Daten doppelt erfassen, fehlenden Angaben hinterhertelefonieren – wenn du einen kleinen Betrieb oder einen Verein führst, kennst du diesen bürokratischen Aufwand nur zu gut. Besonders die jährliche Lohndeklaration an die Versicherung frisst Zeit, blockiert Ressourcen und sorgt oft für unnötigen Frust. Aus diesen drei Gründen solltest du dich bei deiner Versicherung nach einer elektronischen Lohnmeldung erkundigen.
Jährlich musst du die Löhne deines Betriebs oder Vereins deklarieren. Üblicherweise mit einem Formular, das du von deiner Versicherung erhältst. Die Lohndeklaration ist ein grosser administrativer Aufwand, der Zeit und Energie vom Wesentlichen wegfrisst: der Kerntätigkeit deines Unternehmens oder Vereins.
Mit einer elektronischen Lohnmeldung geht es viel einfacher. Anstatt Formulare von Hand auszufüllen und per Post zu schicken, überträgst du deine Lohndaten digital via Swissdec – und bekommst innerhalb von Sekunden die Bestätigung, dass alles korrekt angekommen ist. Das spart dir Zeit, Geld und Nerven und hilft, Fehler von Anfang an zu vermeiden.
Gerade für kleine Unternehmen, Vereine oder Start-ups mit begrenztem Budget und knappen Personalressourcen kann das ein echter Gamechanger sein.
Hier findest du nicht nur drei gute Gründe, warum sich die Lohndeklaration online für dich lohnt, wir geben dir auch noch einen Zusatztipp:
Manuelle Eingaben sind fehleranfällig – und schon ein kleiner Tippfehler kann zu Rückfragen oder falschen Beitragsberechnungen führen.
Die elektronische Lohnmeldung prüft deine Eingaben automatisch und zeigt dir sofort an, wenn etwas fehlt oder nicht plausibel ist. So vermeidest du, dass dich die Versicherung nachträglich kontaktieren muss oder dass du Korrekturen nachreichen musst.
Das Ergebnis: weniger Verwaltungsarbeit, schnellere Abwicklung und weniger Ärger.
Wer schon einmal auf dem Postweg ein wichtiges Formular verloren hat, weiss: Das kostet Zeit und Nerven. Mit der digitalen Übermittlung entfallen solche Risiken.
Sobald deine Lohndaten verschickt sind, erhältst du eine automatische Bestätigung und eine Quittung – sowohl für dich als auch für die Versicherung. Dir stehen die ausgetauschten Informationen ausserdem digital weiterhin zur Verfügung.
Digitale Übertragungen mit dem Swissdec-Branchenstandard ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) sind nachvollziehbar dokumentiert und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
Gerade die jährlichen Lohnmeldungen häufen sich oft zum Jahreswechsel, wenn ohnehin viel los ist. Mit einer elektronischen Lohnmeldung kannst du den Prozess schneller abhaken und musst dich nicht in der stressigsten Zeit des Jahres mit Papierkram und Rückfragen herumschlagen. Im Jahresabschluss-Stress passieren auch gerne ärgerliche Fehler. Weniger Aufwand in dieser Zeit ist für deine Mitarbeitenden Gold wert.
Normalerweise muss deine Buchhaltungssoftware Swissdec-zertifiziert sein, um elektronische Lohnmeldungen nutzen zu können. Das kann bedeuten, dass du auf ein neues, teures Buchhaltungsprogramm umsteigen musst. Für kleine Betriebe oder Vereine ist das oft nicht sinnvoll – oder schlicht zu teuer.
Es sei denn, deine Versicherung hat die ELM-Lösung der nag informatik in Betrieb. Denn diese funktioniert unabhängig von deiner Buchhaltungssoftware mit einem Onlineportal.
Du loggst dich einfach in ein sicheres Webportal ein und übermittelst die Lohndeklaration so an die Versicherung. So kannst du mit deinem gewohnten Buchhaltungsprogramm weiterarbeiten und sparst bei der Lohnmeldung trotzdem Zeit und Aufwand.
Tipp: Frag bei deiner Versicherung nach, ob sie elektronische Lohnmeldungen via nag ELM direct oder mit Onlineportal anbietet.
Swissdec ist ein Verein, der Standards für den sicheren und einheitlichen elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen, Versicherungen und Behörden entwickelt. Ziel ist es, administrative Prozesse zu vereinfachen, Fehler zu reduzieren und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu beschleunigen. Swissdec unterhält und überwacht die sichere Datenübertragung, prüft Software und zertifiziert diese.
ELM steht für «Einheitliches Lohnmeldeverfahren» und ist ein Standard von Swissdec, der die jährliche Lohndeklaration digitalisiert. Mit ELM können Unternehmen ihre Lohndaten in einem für die Branche einheitlichen Format direkt und verschlüsselt an Sozialversicherungen, Unfallversicherungen, Pensionskassen und Steuerbehörden übermitteln. Swissdec unterhält eine technische Plattform zum Datenaustausch zwischen Versicherungskunden und ihren Versicherungen für die elektronische Lohnmeldung.
