Warum du Datenmigrationen nicht unterschätzen solltest

«Mit der neuen Software wird alles besser.» Auch wenn dieser Satz so nicht explizit ausgesprochen wird, sitzt er doch im Hinterkopf aller Beteiligten. Ein neues System trägt einen Hauch von Neuanfang, Hoffnung auf positive Veränderung: mehr Effizienz, bessere Datenqualität, weniger Unterhalt, bessere Übersicht und mehr Arbeitszufriedenheit. Kurz, das investierte Geld soll sich an allen Fronten lohnen.

Leicht geht dabei etwas Wesentliches vergessen, das den Glücksgefühlen einen herben Dämpfer verpasst: die Migration. Bei Systemwechselprojekten geniesst sie oft nur geringe Priorität. Umso unangenehmer fordern die Folgen einer schlecht umgesetzten Migration hinterher die Aufmerksamkeit der Beteiligten. Sie haben nicht nur das Potenzial, Hoffnungen auf positive Veränderung zunichtezumachen, sondern gar noch grösseren Schaden anzurichten.

Neue Software ist nur in den seltensten Fällen ein tatsächlicher Neuanfang. Die bisherigen Daten bleiben in der Regel die gleichen. Sie zügeln mit. Damit birgt ein Systemwechsel die Gefahr, dass nicht nur die alten Probleme bestehen bleiben, sondern dass neue hinzukommen. Aus mehr Effizienz wird zusätzlicher Reibungsverlust, aus besserer Datenqualität wird Chaos und aus mehr Zufriedenheit wird Missmut.

Gleichzeitig sprengen die zusätzlichen Kosten das ursprüngliche Projektbudget. Wegen der missglückten Migration wird das alte System sicherheitshalber weiterbetrieben. So muss die IT-Abteilung das alte System weiter unterhalten, während sich das neue System noch im Aufbau befindet. Beide Systeme generieren zudem Lizenz- und Betriebskosten.

Am Ende des Jahres zieht dann auch der Wirtschaftsprüfer skeptisch die Augenbrauen hoch: Durch den unvollständigen Datenimport sind wichtige Daten nicht mehr nachvollziehbar und damit gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt. Rechtliche Konsequenzen, schlimmstenfalls Bussen, machen aus dem Projekt endgültig ein Fiasko.

Unsere Erfahrung zeigt: So pessimistisch dieses Szenario auch klingt, es ist keine Übertreibung. Das Schwerwiegende dabei ist: Nach einer erfolgten Migration gibt es in der Regel kein Zurück mehr.

Die Migration zu unterschätzen, ist der grösste Fehler, der dir bei der Migration passieren kann. Migrationen sind keine gewöhnlichen IT-Projekte. Es sind «One-Shot-Projekte». Einmal durchgeführt, sind sie so gut wie abgeschlossen. Danach gibt es keine Wartung, Instandhaltung oder Aktualisierungen, bei denen Fehler ausgebessert werden können.

Darum musst du der Planung und Vorbereitung besonders viel Aufmerksamkeit schenken. Alle Schritte wollen sorgfältig durchdacht sein.

Du solltest dir gut überlegen, ob dir das notwendige Know-how und die richtigen Tools wirklich zur Verfügung stehen, vor allem, weil Migrationen in der Regel nur einmal alle paar Jahrzehnte vorkommen. Das Team muss sich das Wissen unserer Erfahrung nach zuerst mit «Trial & Error» selbst erarbeiten. Tools müssen entweder zeit- und kostenintensiv selbst gebaut oder aus bestehender Software einen Workflow zusammengebastelt werden.

Da liegt es auf der Hand, dass das Praxiswissen erfahrener Migrationsexperten und eine für Migrationen spezialisierte Tool-Suite einen wesentlichen Unterschied beim Endergebnis machen können.

Mehr noch: Von einer Fachperson begleitet, kann ein Migrationsprojekt seine eigenen positiven Effekte haben. Der Umzug von Daten ist eine Chance, ihre Qualität zu verbessern oder um Probleme mit den bisherigen Daten zu eliminieren.

Mit fachkundiger Begleitung im Migrationsprozess minimierst du also nicht nur die Risiken und verhinderst die Kosten einer missglückten Migration, sondern machst daraus gleich ein Aufwertungsprojekt. So trübt kein Datenchaos die Freude an der neu angeschafften Software und diese trägt zur Zufriedenheit aller Beteiligten bei.